List motywacyjny powinien być przejrzysty, rzeczowy i zwięzły.Należy pamiętać, że od sposobu, w jaki zostanie przedstawiona w nim nasza sylwetka,
pracodawca zdecyduje, czy zostaniemy zaproszoni na rozmowę kwalifikacyjną czy też nie.Oto podstwowe zasady dotyczące formy listu motywacyjnego:
Profesjonalny list motywacyjny powinien być napisany na białym papierze, na jednej stronie formatu A4. Powinien być rzeczowy ,staranny i napisany czytelną czcionką.
W lewym górnym rogu strony powinny znaleść się nasze danye kontaktowe : imię, nazwisko, adres zamieszkania, telefon i adres e- mail .W prawym górny rogu, należy umieścić miejscowość i datę pisania dokumentu.
Dane osoby oraz adres firmy, do której kierowany jest list powinny znaleźć się na prawo od środka poniżej naszego nazwiska i daty.
Koniecznie należy sprawdzic czy poprawnie napisaliśmy dane osoby, do której kierujemy swoją aplikację - to bardzo ważne.
Następnie możemy umieścić nagłówek, typu: Szanowny Panie Dyrektorze!, Szanowni Państwo! itp.
W pierwszej części listu informujemy pracodawcę o tym, gdzie zapoznaliśmy się z przedstawioną ofertą pracy,oraz na jakie stanowisko aplikujemy.
W kolejnej części dokumentu należy zaprezentować swoje motywy do pracy na danych stanowisku, w danej firmie oraz wyjaśnić w jakim stopniu
wiąże się to z dotychczasowym doświadczeniem zawodowym, kwalifikacjami, predyspozycjami oraz preferencjami. Można dokładniej niż w
CV opisać zakres obowiązków z poprzedniego miejsca pracy, jeśli zostały tam nabyte umiejętności przydatne na stanowisku, o które aplikujemy.
Nie warto tez powtarzać tych cech, które zawarliśmy w CV, a skupić się jedynie na tym, co przyda nam się w pracy na stanowisku, o które się staramy.
W ostatniej części listu motywacyjnego należy wyrazić chęć do pełniejszego przedstawienia swojej osoby podczas rozmowy
kwalifikacyjnej oraz gotowość do pojawienia się na niej w dowolnym terminie, ustalonym przez rekrutera.
List kończymy sformułowaniem: „z wyrazami szacunku” lub „z poważaniem” oraz własnoręcznym podpisem.